保持良好的商业记录是很重要的,原因有很多。它可以帮助你:
- 遵守你的税收和养老金义务
- 更深入地了解您企业的财务状况,使您能够做出明智的决定
- 管理你的现金流
- 向潜在的贷款人和企业的潜在买家展示你的财务状况。
ATO的要求
大体上,ATO要求:
- 从你获得记录或完成与之相关的交易,你要将大部分记录保存五年,以较晚的时间为准。
- 如果ATO要求你出示你的记录,你必须能够出示。
- 你的记录必须是英文的,或者能够容易地转换为英文。
数字化记录
ATO提醒企业主可以用数字的方式保存你的记录(纸质/硬拷贝)。ATO接受保存在数字存储介质上的商业纸质记录的图像,只要数字副本是原始纸质记录的真实和清晰的复制品,并符合标准记录保存要求。
一旦你保存了原始纸质记录的图像,你就不需要保留纸质记录,除非有特定的法律或法规要求你这样做。
然而,如果你从数字或纸质记录中输入信息(例如,供应商信息、日期、金额和消费税)到你的会计软件,你仍然需要保留一份实际记录的副本,无论是数字还是纸质。有些会计软件可以同时做你的会计工作和记录。
存储选项
- 云端存储
如果你使用云端存储,无论是通过你的会计软件还是通过单独的服务提供商,例如,谷歌驱动器,微软OneDrive或Dropbox,请确保:
- 记录存储符合记录保存的要求
- 在你更换软件供应商并失去访问权之前,你要下载一份存储在云端的任何记录的完整副本。
- 电子发票
无论你的电子发票软件或系统如何,你的企业有责任确定存储商业交易数据的最佳选择。你应该:
- 确保你的程序符合记录保存的要求
- 与你的软件供应商讨论你的选择
- 如有必要,与你的商业顾问交谈。
数字化的优势
正如ATO所指出的,以数字方式保存你的记录有很多好处。例如,如果你使用商业化的软件包,它可以帮助你:
- 追踪商业收入、支出和资产,以及计算折旧
- 简化你的会计做法,节省时间,使你可以专注于你的业务
- 自动计算工资、税收、养老金和其他金额,包括:
- 根据所需要的,为消费税、所得税、附加福利税(FBT)和应税付款报告系统(TPRS)编制摘要和报告
- 准备好提交你的税务和监管义务,包括你的报税表、商业活动报表(BAS)和应税付款年度报告(TPAR),如果你是一家被要求提交的企业的话
- 在网上向ATO发送一些信息(如果软件包符合ATO的要求),例如,你的活动报表
- 满足你法定的 “单点工资”(STP)报告义务
- 使用云端存储备份记录,以保证你的记录不被洪水、火灾或盗窃。
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